ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба
Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах
самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно
руководителю организации.
1.2. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с
принадлежностью их к определенной группе организаций.
1.3. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций
создаются следующие службы документационного обеспечения:
- в министерствах и ведомствах - управления делами. В состав управления
делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра,
секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро),
инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро
правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное
бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб),
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств,
центральный архив;
- на государственных предприятиях (объединениях), в научно-
исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных
центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел
документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как
правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю,
совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств,
рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро,
копировально-множительное бюро, архив;
- в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется
руководством организации;
- в совместных предприятиях (организациях) - правлением;
- в акционерных обществах - учредительной конференцией;
- в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим
собранием членов кооператива;
- в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав
общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная
группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб),
машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
- в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения
управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет
секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое
разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность
работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют
рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников,
распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей.
Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем
организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников
службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и
иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления
Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов
управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими
рекомендациями учреждений, Национальной архивной службой Республики Беларусь и
другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения
управления.
1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или
средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство,
координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению
управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
- совешенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с
документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки
документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими
нормами;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной
системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных
технологий документационного обеспечения управления на базе применения
вычислительной и организационной техники.
3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет
следующие функции:
- разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм
документов организации, внесение в них изменений;
- осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-
справочной работы по документам;
- организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству
поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления
документов, представляемых на подпись руководству;
- регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления
и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и
результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по
этим вопросам;
- организация машинописного изготовления, копирования и оперативного
размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
- разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и
оперативного использования документной информации;
- организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
- организация контроля за работой с документами в структурных
подразделениях;
- разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями
организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с
документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования
структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
- организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному
делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями
Национальной архивной службы Республики Беларусь;
- повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение
совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
- организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной
информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих
подведомственную систему);
- контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений
выполнения установленных правил работы с документами в организации;
- запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения,
необходимые для работы службы ДОУ;
- проводить проверку организации документационного обеспечения управления в
структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей
структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
- привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений
к подготовке проектов документов по поручению руководства;
- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с
нарушением установленных правил;
- совместно с вычислительным центром (ВЦ) определять задачи
документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
- разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и
должностные инструкции работникам;
- вносить предложения руководству организации о применении административных
мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами
установленных правил работы с документами;
- участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся
состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы
с ними;
- вносить на рассмотрение руководства представления о назначении,
перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них
взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
- обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
- выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых
условий труда работников службы ДОУ.
5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ
СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
5.1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам
документационного обеспечения управления;
5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой
документов;
5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими
научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки
кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования
вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий,
связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы
с документами;
5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения
средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов,
канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;
5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых
информационных технологий с применением средств вычислительной техники,
оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических
документов.
|
