ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации,
предприятия, учреждения) ___________________________
(директор, иное должностное
лицо, уполномоченное
утверждать должностную
инструкцию)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ___________________________
(подпись) (расшифровка
_________ N __________ подписи)
Место издания ___________________________
(дата)
ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей, принимается
на работу и увольняется с работы приказом директора предприятия.
1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее высшее
образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное
образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.
1.3. Заведующий канцелярией подчиняется
__________________________________________________________________.
1.4. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:
- нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
- уставом предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и указаниями директора предприятия (непосредственного
руководителя);
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Заведующий канцелярией должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические,
нормативные и другие руководящие материалы по организации делопроизводства;
- государственную систему делопроизводства;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- структуру предприятия;
- организацию делопроизводства на предприятии;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного
хранения, установленной отчетности, сроки и порядок сдачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- основы трудового законодательства Республики Беларусь;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной
санитарии и противопожарной защиты.
1.6. Во время отсутствия заведующего канцелярией его обязанности выполняет в
установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за
их надлежащее исполнение.
II. ФУНКЦИИ
На заведующего канцелярией возлагаются следующие функции:
2.1. Руководство службой делопроизводства на предприятии.
2.2. Руководство работниками канцелярии.
2.3. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных
исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и
нормативных актов по охране труда.
III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций заведующий канцелярией обязан:
3.1. Руководить службой делопроизводства на предприятии.
3.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой
корреспонденции, ее доставку по назначению, осуществлять систематический
контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3.3. Организовывать работу по приему документов, в том числе приказов и
распоряжений руководства предприятия, их регистрации, учету и передаче в
соответствующие структурные подразделения, по хранению материалов текущего
делопроизводства, формированию дел и их сдаче на хранение.
3.4. Составлять инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и в
его подразделениях, номенклатуру дел.
3.5. Разрабатывать предложения по совершенствованию системы
делопроизводства, организовывать их внедрение, принимать меры по обеспечению
работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными
материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами организации и
механизации управленческого труда.
3.6. Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в
подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием и хранением
материалов и своевременной сдачей в архив, подготовку справок о соблюдении
сроков исполнения документов.
3.7. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
3.8. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и
организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных
документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.
3.9. Руководить работниками канцелярии.
IV. ПРАВА
Заведующий канцелярией имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися
деятельности канцелярии.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию
работы канцелярии.
4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных
подразделений предприятия, получать информацию и документы, необходимые для
выполнения должностных обязанностей.
4.5. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о
назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников, предложения об
их поощрении или наложении на них взысканий.
4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении
своих должностных обязанностей и прав.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Заведующий канцелярией несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах,
определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения - в пределах, определенных действующим административным,
уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики
Беларусь.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ___________
____________________________________________________________________
(наименование, номер и дата документа)
Руководитель структурного ________________ _______________________
подразделения (подпись) (фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
________________ ______________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен: ________________ ________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
|
