ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА
________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование общества) Генеральный директор
______________________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
"___" _________ ____ г.
"__" _______ ____ г.
N ________________
секретаря-референта
генерального директора
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия,
принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и
документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами Республики Беларусь;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним
специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при
условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого
партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в
структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия
инспектора по персоналу).
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-
хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов,
информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления,
согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству
предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства,
принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их
исполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до
непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов,
предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как
коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам
текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности
предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы _____ или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного
обеспечения предприятия.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на
уничтожение.
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-
хозяйственной деятельности предприятия.
4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также
объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и
специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с
нарушением установленных правил их составления и оформления (____________),
международных правил оформления документов (ISO).
4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей
компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и
методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения
служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в
деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по
вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации
руководству.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству
предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф
"Конфиденциально" или "КТ".
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей инструкцией.
Генеральный директор
________________ _______________________
(подпись) (Фамилия, и.о.)
Юрисконсульт
________________ _______________________
(подпись) (Фамилия, и.о.)
"___" _________ ____ г.
|
