ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ
ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации,
предприятия, учреждения) ___________________________
(директор, иное должностное
лицо, уполномоченное
утверждать должностную
инструкцию)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ___________________________
(подпись) (расшифровка
_________ N ___________ подписи)
___________________________
Место издания (дата)
СЕКРЕТАРЯ ПРИЕМНОЙ
РУКОВОДИТЕЛЯ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов,
принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя предприятия.
1.2. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы
или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.
1.3. Секретарь приемной руководителя подчиняется
____________________________________________________________________.
1.4. В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:
- законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие
вопросы;
- методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;
- уставом предприятия;
- приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);
- правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь приемной руководителя должен знать:
- нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы,
касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности
выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную
ответственность за их надлежащее исполнение.
II. ФУНКЦИИ
На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:
2.1. Организационно техническое обеспечение административно-
распорядительной деятельности руководителя организации.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация проведения телефонных переговоров руководителя.
2.4. Организационная подготовка заседаний и совещаний.
2.5. Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и
распоряжений, взятых на контроль.
2.6. Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
2.7. Организация приема посетителей.
III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь приемной руководителя
обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию,
передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или
конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке
ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением
компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления
информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя
организации.
3.5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными
подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на
исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов
документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное
редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя,
записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее
содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным
устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно
доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы,
готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых
руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и
месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы
заседаний и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных
приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и
поручений руководителя организации, взятых на контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами
организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия,
способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для
его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Копировать документы на персональном ксероксе.
3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
IV. ПРАВА
Секретарь приемной руководителя имеет право:
4.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с
предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
4.2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми
для качественного выполнения своих обязанностей.
4.3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
4.4. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих
обязанностей.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь приемной руководителя несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах,
определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения - в пределах, определенных действующим административным,
уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики
Беларусь.
Руководитель структурного _________ _______________________
подразделения (подпись) (расшифровка подписи)
Визы _________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
С Инструкцией ознакомлен: _________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_______________________
(дата)
|
